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管理类--成功导入流 程管理系统七大关键要素
发布者:e-works数字化企业网  发布时间:2015-10-9 10:41:19  点击:2201

 自动化对于 改善企业业务流程、提高企业核 心竞争力的作用是显而易见的。正是因为如此,实施流程管 理系统成了众多企业""所追求的目标。但企业在真 正实施流程管理自动化过程中,并不是一帆 风顺的或者很快就能达到理想目标的,有些企业在 流程管理自动化方面投入了不少的人力物力,却并不能给 企业带来预期的管理效率。那么成功实 施流程管理系统到底需要什么呢?这里给出七 大关键要素供参考。

流程管理平台的选择1:满足现在需要,同时能满足 未来扩展的需求

    企业70%的活动属于流程,流程有简有繁,在选择平台 的时候就应考虑到未来业务发展的需要,选择一个好 的平台就为以后的扩展留下了空间。

流程管理平台的选择2:能做到而且 要容易做到

    流程管理自 动化涉及到流程、表单、报表,要从这三方 面去考察流程管理软件的性能,包括可能性和易用性,可能性是指 平台是否能做到以及能做到什么程度,易用性要求 软件操作尽量简单、易于理解。

    有些流程管 理软件一碰到复杂的流程就需编写脚本程序,这样在流程 导入时几乎时时要依赖供应商,这势必会影 响项目的进展。

    也有的流程 管理虽然也实现了流程、表单、报表功能,但操作过于复杂,即使培训了管理员,但一遇到复 杂的情况还是需要供应商来解决。

供应商的选择:有能力,而且能够提 供良好的服务

    流程管理系 统有其通用性,但还远没做 到游刃有余的程度,有的时候还 是必须依赖于供应商来提供服务,甚至要对流 程管理平台本身做出相应调整。很多流程管 理代理商代理国外流程管理软件的时间都还不久,流程管理实 施中的有些问题连供应商自己都不知道如何解决,至于要对软 件做出调整那更是不可能了。供应商不能 提供及时到位的服务是流程导入失败的最重要原因之一。另外供应商 也应该具备持续的产品更新升级保证能力,而不是单一 版本止步不前;

获得领导的重视

    流程几乎涉 及到公司的每一个人,在操作习惯 上需要完成从手工处理到网上处理的转变,这种管理上的变革,需要员工有 一个适应过程。如果企业高 层不能认识到业务流程自动化的重要性,就不会注入 足够的资源(尤其是业务 部门的人员)参与到项目中,不会在企业 中为项目营造足够的声势使全体员工在意识上做好迎接管理变革的准备。

指定管理部门(业务部门)流程自动化专员

    很多流程管 理项目早期只有IT部门人员参与,而没有业务 部门的参与,这样由于IT人员缺乏业 务背景和决策能力,IT部门的工作 结果常常不能被业务部门接受,项目周期就会拖长。业务部门的 参与使项目组有足够的授权,不但可以使 项目中问题的解决周期大大缩短,而且更重要 的是使企业整体更好地做好迎接管理变革的准备。

从必须用的、常用的、跟钱有关的 流程开始导入

    因为这些流 程都是使用者常用的,且会影响当 月个人工资,就算使用者 百般不愿意,也须配合填 写电子表单。一旦使用者 接受了这种管理上的变革,再推广别的 流程就变得相对顺利。

分阶段导入

    流程管理自 动化的导入方式主要有两种:一是一次性导入方式;二是分阶段 逐步导入方式。一次性导入 方式是指在整个企业组织构架和业务流程中同时导入流程管理系统。其结果是时间短、速度快,在很短时间 内完成新旧系统的转换,产生革命性的效果,流程管理自 动化对企业所带来的协调性、整合性的成 效马上显露出来。但同时,由于企业旧 的系统已经全部被摧毁了,员工又还没 完全接受新的管理方式,一旦企业业 务流程出现了什么问题,将很难找到 相应的补救措施,会给企业带 来巨大的损失。分阶段导入 方式的好处在于:在流程管理 的运行测试过程中出现什么问题,能够得到及时的处理,而不会给企 业带来大的损失,又由于流程 管理自动化是逐步推广的,企业的流程 管理自动化一般也做得比较好,流程管理自 动化与企业磨合性较好。


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